Систематизация и хранение информации в бумажном и электронном виде

Разный формат носителей информации обуславливает различие этих операций в техническом плане. Например, систематизация документов на бумажных носителях является довольно сложным и трудоёмким делом, при выполнении которого исполнители вынуждены затрачивать много времени и усилий. С электронными документами работать проще и удобнее, как при систематизации, так и при организации их хранения, а так же при последующем использовании.

Систематизация и хранение бумажного архива

Системное распределение бумажных документов в архиве, по своей сути, заключается в классификации и группировке документов в папки, так называемые «дела». В каждом «деле» документы укладываются в определенном порядке. Сами папки в конечном итоге распределяются по специальным коробам из переплетного картона, которые закрываются крышками и занимают свои места на стеллажах хранилища. Это обязательные процедуры, поскольку тщательная систематизация и хранение информации по описанной схеме позволяет в будущем упростить их учёт, поиск и эксплуатацию.

Систематизация и хранение электронного архива

Электронный архив систематизируется и хранится по тем же принципам, что и бумажный, но совершенно другими способами. После сканирования документов, их файлы индексируют по различным признакам, например по дате создания, по названию и т.п. Затем, в соответствии с полученными отметками (индексами), документы, как собственно и бумажные, складываются в папки нескольких уровней, но в данном случае это электронные папки. На заключительном этапе создания хранилища, сформированный архив переносится на жесткий диск компьютера или сервер компании, а в последнее время стало возможным хранить архивы на облачном сервере в Интернете.

Плюсы и минусы

Не обязательно быть профессионалом архивистом, чтобы оценить, насколько систематизация и хранение информации в традиционном архиве, отличается от его электронного аналога. Все процедуры по формированию бумажного архива проводятся вручную, что требует колоссальных трудозатрат от исполнителей. При этом очень высок риск ошибки, обусловленный влиянием человеческого фактора. Электронные документы индексируются и систематизируются на компьютере, и это позволяет в сотни раз сократить время его создания. После этого они заносятся в электронный архив, который размещается на электронном носителе. При необходимости такой архив может быть обеспечен специальными программами поиска документов.